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Gestión documental
La mayor parte de la información que manipulan las empresas corresponde a contenidos no estructurados, como documentos de texto, imágenes escaneadas o correos electrónicos. Muchos de estos contenidos se encuentran incluso fuera del control de la organización, y su gestión se vuelve cada día más compleja. La organización y centralización de la información, su clasificación y distribución de forma segura, el cumplimiento de estándares y regulaciones y la optimización de los procesos de negocio son algunos de los retos más comunes de las empresas en la actualidad.
La implantación de un sistema de gestión documental permite afrontar esta problemática mediante la definición y realización de una serie de procesos y tareas, que hacen posible gestionar de forma óptima todos los contenidos necesarios para el desarrollo empresarial.
Ventajas de la utilización de herramientas de gestión documental (ECM – Enterprise Content Management)
Reducción de costes salariales para una mejor gestión y control efectivo de la información:
- Acceso instantáneo y sencillo a toda la documentación.
- Reducción de los desplazamientos y de los costes de distribución de documentación.
- Reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo.
- Reducción del tiempo de localización y recuperación de documentos.
Reducción de costes administrativos para un uso racional de los recursos:
- Facilidad de compartir información aprovechando más eficientemente.
- Ahorro de espacio físico de almacenamiento.
- Reducción de situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc.
Incremento de la productividad y valor añadido:
- Preserva la información acumulada en los años de experiencia del equipo humano de las empresas. Fomenta la difusión de las mejores prácticas y los sistemas internos de trabajo mediante la normalización de los expedientes documentales.
- Incrementa la seguridad y fiabilidad de la información. Los documentos de gran valor para la organización se pueden custodiar con medios de alta seguridad, mientras que, para el uso diario, se dispone de su réplica electrónica. El acceso a la documentación electrónica se puede restringir y controlar mediante la asignación de diferentes permisos a los usuarios.
- Mejora de la calidad del servicio. Cuando los clientes requieren documentación pueden ser atendidos más rápidamente.
- Mejora la gestión. La respuesta del sistema es más ágil y eficaz aportando una ventaja competitiva a la empresa.
- Mejora de los flujos de trabajo de la documentación.
- Mejora de la trazabilidad de la documentación así como del cumplimiento de estándares y regulaciones de tratamiento y / o archivo de información y documentación.